In der Beratung begegnet mir am häufigsten, dass Menschen ein oder zwei Mailadressen besitzen und sich im Internet bei ihrem Anbieter anmelden, um sie zu nutzen. Bei der Telekom, bei web.de, Google oder wo auch immer.

Vorteile

• Macht am wenigsten Arbeit und braucht keine extra installierte Software.
• Funktioniert am Laptop, am Smartphone und zur Not sogar mal an fremden Geräten.
• Geht der Computer kaputt, sind alle, selbst uralte Mails immer noch beim Provider gespeichert.
• Teams können eine Mailadresse abwechselnd nutzen, wenn ein paar Spielregeln vereinbart sind.

Ein solches Szenario macht Sinn, wenn Sie nur selten ihre Mail nutzen, einmal am Tag vielleicht oder alle paar Tage . Schauen Sie öfters nach neuer Post, nervt das "Jedes-Mal-anmelden" genau so wie die Werbeflut, die bei vielen Mailanbietern nun mal zum Geschäftsmodell gehört. Nutzen Sie mehrere Mailadressen bei verschiedenen Providern, müssen Sie sich noch dazu bei jedem Anbieter separat anmelden. Die verbreiteten Push-Meldungen, dass Sie bei neuen Mails benachrichtigt werden, sind auch nur auszuhalten, so lange sie wenig unwichtige Nachrichten bekommen und das Handy nicht alle 10 Minuten piepst.

Nachteile

Die Passwörter sind meist merkfähig und damit unsicher. Das Passsword "Sommer2021" ist mit Wörterbuchangriffen in wenigen Sekunden geknackt, aber geben Sie mal ständig ein sicheres Password a la "n2W6!lWCzMdr&7" ein, womöglich noch auf dem Handy . . . 

Mit POP3 (Post Office Protocol) holt ein E-Mail-Programm die E-Mails vollständig vom Server. Die Dateien sind danach nicht mehr am Server, sondern nur noch in Ihrem E-Mail-Programm gespeichert.

Mit IMAP (Internet Message Access Protocol) holt ein E-Mail-Programm nur die aktuell benötigten Informationen vom Server. Die Dateien bleiben am Server bestehen. 

Vor- und Nachteile

Wenn Sie auf mehreren Geräten E-Mails abrufen (z. B. PC, Laptop, Tablet, Smartphone), sollten Sie IMAP verwenden. 

 Vorteile:

•  IMAP: Sie haben auf allen Geräten die gleichen Informationen.
•  IMAP: Ihre E-Mails gehen nicht verloren, wenn Ihre Festplatte defekt ist.
•  POP3: POP3-Postfächer benötigen wenig Speicherplatz.

 Nachteile:

•  IMAP: Der Speicherplatz des E-Mail-Postfaches ist schneller voll, wenn Sie keine E-Mails löschen
•  IMAP: Sie benötigen immer eine Internetverbindung, wenn Sie Ihre E-Mails lesen wollen.   
•  POP3: E-Mails auf mehreren Geräten abrufen ist nicht möglich.    
•  POP3: E-Mail-Backups kaum möglich

 Tipp: Wenn Sie E-Mails unterwegs auch offline am Smartphone lesen wollen, verwenden Sie POP3 und haken Sie im E-Mail-Programm die Option "Kopie am Server belassen" an.